Things3 for Ipad を使いこなす前にGTDを知っておくとよい!


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Things3 for Ipadを少し前から使用しているのですが、評価の高さに対して、使い勝手が良くないなというのが正直な感想でした。

 

そもそも、このアプリをどういう位置づけで仕事効率に役立てていけばよいのかが分からなかったのです。カレンダー機能としては微妙だし、たくさんTO-DOリストを作るだけならわざわざ有料アプリでやる必要もないのでしょうから。

ただ、このThings3が、GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)によるライフハック(情報処理業界を中心とした「仕事術」のことで、いかに作業を簡便かつ効率良く行うかを主眼としたテクニック群)を実現するためのアプリという位置づけだと分かってからは、Things3を使うのが楽しくなってきたのです

 

 

 

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは?

 

一言で言えば、「生産性の向上を目指した新しいワークフロー管理手法」となります。

 

仕事をしている方ならば、複数の案件を抱える事もあると思います。おそらく、案件一つ一つに異なったワークフローが存在しており、作成する書類や必要な情報、顧客との連絡密度等も当然異なってきます。それらを全部脳の記憶だけで管理するのは困難ですので、メモ帳等の外部記録媒体を活用することが重要となっています。

 

GTDの根本的な考えでは、外部記録媒体を用いて、仕事内容をリスト化し、記録しておくことで、頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなり、すっきりとした状態で、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できるとあります。

 

GTDを実行するための5つのステップ

基本的に、GTDを行う際には下記の5つのステップを踏むことになります。

 

①収

大事なことから些細なことまで、頭の中で管理しようとすると、脳のメモリーに負担をかける事になりますので、外部媒体(この記録用の外部媒体をインボックスGTDでは呼んでいます。)にそれらの情報を記録してゆき、収集していきます。

 

②処

「収集」した情報を今後どの様に活用していくのか見極めるのがこの処理ステップです。

処理ステップではまず、収集した情報に対し、行動を起こす必要性があるのか無いのかを判断し、あるのならばそれは時間がかかるのか、かからないのかを見極める事になります。時間の掛からないものは即座にやってしまい、小さな仕事がたまらない様にする事がGTDのルールの様になっています。

また、自分でやるべきか、他人に任せるのかを判断するのもこのステップとなっています。

 

整理

処理した情報のうち、時間のかかるものに対しては、どの様なアクションを次に起こすのかを見える化し整理していく事になります。見える化としては、リスト表の作成であったり、カレンダーに日付を入力したりなどの方法があると思います。

 

④見直し

 

GTDでは、最低週に一度、残っているアクションやプロジェクト、連絡待ちなどの仕事の進捗や要不要を評価し、新しく入った仕事や次に来る出来事などを次々収集・処理・整理してリストに加え、常に新しい状態にしなければなりません。

 

⑤実行

①〜④を実行する事により、頭の中で仕事の段取りを考える必要がなくなり、目の前のとらなければならないアクションに集中できる事になります。

 

GTDのイメージ図

ちなみにGTDの大まかな流れは下記の様になっています。

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画像引用元 アイティメディア株式会社

http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0606/28/news097_3.html

 

GTD実践してみて欲しい人

僕のことですが、直ぐに色々な事に意識が拡散してしまう人にはおすすめだと思います。幾つもの業務を同時平行に処理していると、頭の中では、他の業務の段取りやらが頭をちらついて集中できないなんて事がザラにあります。

 

ただ、GTDの考えを取り込んでみたところ、思ったより業務がスムーズに進む様になったところがあります(まだ上手く業務にGTDを溶け込ませられていないと感じることもありますが)。それはやはり、やらなくて良い事が明確になり、かつ自分で決めた予定だけに集中する事ができる様になったからだとは思います。

 

とりあえず一度インボックスに考えを全てぶち込むというのが思ったよりも効果的で、一度外に出してもう考えなくても良いなとなったものは、業務中に頭をよぎる事が少なくなります。

 

ちなみに、リストに定めた業務を実行中に新しい依頼をされた際には、一度インボックスにぶち込む様にして、しばらく考えない様にしています。1日の終わりくらいにインボックスを確認し、収集・処理・整理を行う様にしています。

 

Things3 for Ipad は見事なまでにGTD専用のアプリである。

Things 3 for iPad

Things 3 for iPad

  • Cultured Code GmbH & Co. KG
  • 仕事効率化
  • ¥2,400

 

それでは 実際にThings3 for Ipadを使ってGTDを行ってみたいと思います。

まず、頭の中の大事な事から些細なことまでをインボックスに書き込んでいきます。

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このうち、直ぐにできそうなものは処理をする必要があります。

タッチペンを買うは直ぐにできるため、早速行動に移し、リストから削除します。削除は項目隣の四角のボックスをタップすれば行う事ができ、削除された項目はロブブックへ移動されます。

 

残された項目を大別すると、「仕事」と「プライベート」になりますので、カテゴリー分けを行います。

 

そして例として分析項目確認、発注を見ていきます。

ここでは、6/19に実行すること、期限を6/22、タグを重要としています。そしてこの項目に対してのTO DOリストを3つ載せています。

 

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あとはこのTODOリストを実行し終わったリストは、ロブブックへ移動し完了させます。業務中に新しくすべき事が入ってきたときはとりあえずまたインボックへ移動させてしまいましょう。

 

画面左の明日以降という項目を確認すると、先の予定も確認する事ができますので、非常に便利なものとなっています。

 

 

正直いきなりGTDを実践で導入し使いこなすのは難しい様な気もします。

いきなり有料のThingsの様なアプリを使わずとも無料のもので練習してみて、やる価値が見出せたら、有料版を使ってみるのが良いかもしれません。

 

長くなりましたが、今日はお休みないさい(๑╹ω╹๑ )

 

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