To Doリストに時間軸の概念を兼ね備えた業務管理アプリ Sorted3の使い方

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出典:https://staysorted.com

 

本記事は以下の人にオススメの記事です。

①ビジネスやプロジェクト、日常生活をスケジューリングして効率化したい。

②スケジューリング化をある程度自動調整して欲しい。

③操作しやすく、見やすいTo Doリスト(下層が作れる)機能が欲しい。

④カレンダーで先の予定も確認できるようにしたい。

 

1.本アプリを活用する前に知っておいて欲しい事

1.1何故スケジューリングは重要なのか?

1日24時間という限られた時間の中で私たちは、家庭を営む、ビジネスを始める、プロジェクトを遂行するなど、様々な活動をしています。

 

時間は皆に等しく平等ですので、限られた時間の中で「生産性を高める事」がとても重要になってきます。

 

では生産性を高めるために何をしたら良いのか?と考えた時、僕自身が最初に思いついたのは、To Do リストの作成でした。

 

やるべき事をまとめ、仕事を見える化する事が効率化の第一歩である事は間違い無いのですが、本アプリの製作陣はTo Doリストだけに依存することに対し、以下のような懸念を抱いています。

 

〈To Doリストのみに頼った場合の懸念事項〉

 

①To Doリストそのものがストレスとなる

To Doリストの作成はタスクの大小、重要度関係なく1つのリストに入れてしまう事で、各業務がどれほどの時間で完遂するのか見えずにストレスとなってしまう。

 

②To Do リストは適切な時間の割り当てに役立たない

To Doリストの大きな問題点として、それぞれのタスクにどのレベルの時間と集中力を割くべきか把握する事が難しいという事がある。

 

以上の問題点から、重要なタスクをこなす時には「時間という要素」が抜けている To Doリストに依存するだけではなく、「スケジューリング」が重要となってきます。

 

1.2 スケジューリング作成時に忘れてはならない3つの事

スケジューリングに関して忘れてはいけない3つのポイントがあります。

 

①スケジューリングの中心はあなたの人生で重要な事

仕事に限らず、家族や自己啓発、健康など自己達成目標は人それぞれです。

目先の小さなタスクに集中し過ぎずに、大きな視線、目標意識からスケジューリングを作成する必要があります。

 

②過密なスケジューリングは禁止

過密なスケジュールはストレスの元です。

最初はスケジュールをこまめに作りたくなるのですが、何度も調整しながら、自分にとってどの程度のスケジューリングなら負担を感じずに実行できるのかを考えましょう。

 

過密なスケジューリングは禁止ですが、ポモロードテクニックと呼ばれる、大きなタスクを短い時間単位に分割して取り組み、間に短い休憩を挟むことにより生産性を高めるテクニックもありますので、上手いこと活用しましょう。

 

③体を労ってあげよう

頑張るのも大事ですが、時には体の声に耳を傾けてあげましょう。何事も体が資本です。スケジュールはあくまで効率化を目指すものですので、体調の管理は自分自身でしっかり管理しなければなりません。

 

2. 一般的な使い方の流れ

2.1アイデアの記録

細目にわたるアイデアを全て記録しようとすると混乱を招きますので、Sorted3では、「インボックス」、「リスト」、「特定の日」の3つの即席記録環境が用意(もしくは作成できる)されています。

 

①インボックス

最も基本的な記録場所です。タスク、プロジェクト、家事、プライベートイベントなど、とにかく思いついたアイデアをここに記録します。

 

〈使い方①〉

記録する時(タスクを作成するとき)は画面右下の+マークをタップし、新規タスク名、リスト(任務なのか、メモなのか等)、タグ(仕事なのか自宅なのか等)、日付、間隔(このタスクにかかる時間)などを入力することとなります。

 

新規リスト名を作成時に、エンターキーで段落を下げればさらに細かいリストを作成する事ができます。

 

他のToDoリスト同様下層作成機能もありますので、To Doリストとして使用する分にも申し分ありません。

 

当たり前ですが、通知機能もありますので、忘れ防止にもつながります。

 

②リスト

リストには「任務」、「メモ」、「リンク」など自分の記録したいカテゴリーが用意されていますので、記録したい項目が定まっている場合はインボックスではなくこちらを活用しましょう。

 

使い方は〈使い方①〉と同じ手順でタスクを作成してください。

 

③特定の日

やりたい事の日にちは決まっているが、時間が未定の場合、カレンダーに予定を組み入れておきましょう。

 

使い方は、スケジュール→カレンダー→日にちを指定→〈使い方①〉となります。

 

カレンダーも用事の入っている日は丸がついており、タップ1つで指定した日時の用事が確認でき非常に便利です。

 

2.2 クイック追加機能によってタスクがサクサク作れる

連続してタスクを作成する時に、キーボード(iphone ipad入力の上の方)のプラスボタンを使えばいくつものステップを飛ばして即時にタスクが作れますので非常に便利です。

 

2.3 作ったタスクはカレンダー移動でサクサク予定日に移動できる

作ったタスクはカレンダードロワーにワンタップで移動する事ができるため、スケジュール組みが簡単に出来ます。

 

使い方は

タスク一覧で操作したいタスクの一番左側をタップし(青くなります)、画面下部の日付から移動したい日にちをタップすれば出来ます。

 

 

3 便利なオートスケジュール

タスク作成後は画面右上の「…」をタップし、オートスケジュールをクリックすれば、スケジュール開始時間、休憩時間、間隔時間の設定画面が出てきますので、必要な設定を行ってしまえば、一日の時間割が自動で作成されます。

 

ただし、あくまで微調整は必要となります。タスクの順番を入れ替えたり、個別に時間を指定する場合は手動操作が必要となりますので確認をしてください。

この確認作業の際にそれぞれの業務時間入力すると、その目標を達成するために必要な労力や時間が見えてきます。

 

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上記が完成イメージ図となります。

画面の青色で囲まれたところは、まとめて時間を変更したり、リスト名を変更したりなどする機能です。操作方法はアプリに載っていますのでご確認ください。

 

そのほかにも細かな機能はありますが、まずはこれらの機能を使いこなし、自分に無理のないスケジュールを構築する事が重要となります。